A falta de foco pode alterar facilmente o nível de produtividade. Em vez de realizar tarefas a tempo, você pode perder horas procrastinando em sua mesa. Uma excelente estratégia para ajudá-lo a gerenciar melhor seu tempo é chamada de bloqueio de tempo.
O conceito é simples. Para tornar cada dia de trabalho o mais produtivo possível, você deve atribuir tarefas específicas a intervalos de tempo específicos durante o dia.
Por mais rígido que possa parecer, o agendamento de tarefas em intervalos de tempo fixos realmente funciona de maneira bastante eficaz, pois isso treina a mente para trabalhar com limites de tempo por tarefa.
É também uma ótima maneira de acompanhar o seu trabalho. Ao ter alocações de tempo distintas para todo o turno, você pode acabar com distrações caras e multitarefa improdutiva. Cada minuto tem um propósito.
Embora várias pessoas considerem a multitarefa uma habilidade especial, foi provado contra-intuitivo ser produtivo. Ele remove o foco distinto de cada uma das tarefas. Em vez de tarefas serem concluídas, cada uma é deixada parcialmente concluída.
Com o bloqueio de tempo, você pode garantir que alcança certos níveis de progresso em tarefas específicas no momento certo. Com uma estrutura completa à prova, você obtém uma experiência quase o dobro da produtividade com a qual está acostumada na semana de trabalho padrão.
Você ficará surpreso com o número de tarefas que realiza para realizar uma mudança.
Como outras estratégias de gerenciamento de tempo, para ter sucesso em um bloqueio de tempo, você precisa se envolver em um planejamento sério e dedicado.
É muito importante que você dê tempo suficiente para o planejamento.
Ao fazer isso, você pode economizar mais tempo durante a semana de trabalho para outras atividades mais significativas. Seu tempo gasto no planejamento será realmente um tempo bem gasto.
Para melhor seu desempenho nos estudos para provas, não deixe de ler nosso artigo Como Estudar para Concursos – Muitas Dicas.
Você pode fazer isso da noite para o dia, antes de ir para as folhas ou de manhã, enquanto se prepara para o próximo turno.
Comece escrevendo cerca de três a cinco das suas tarefas mais importantes para o dia. Concentre-se nas tarefas que precisam ser concluídas o mais rápido possível. Siga esta lista com outra desta vez para realizar de três a cinco tarefas secundárias, aquelas que podem ser enviadas para o dia seguinte se o tempo não permitir sua conclusão.
Depois de completar suas listas, continue dividindo seu turno em blocos de tempo. Por exemplo, se você tiver um dia de trabalho típico de 8 horas, divida essas oito horas em blocos adequados às cinco tarefas vitais do dia.
Estime quanto tempo você precisa para cada tarefa de alta prioridade. Se você tiver feito isso e ainda tiver tempo restante, continue agendando qualquer uma de suas tarefas secundárias.
Lembre-se sempre de dividir as tarefas de acordo. Esteja atento ao tempo que você aloca para cada um.
Embora possa ser tentador fazer uma programação que se encaixa em tudo no dia, lembre-se sempre de ser prático. O objetivo é terminar o máximo que puder sem se esforçar demais. Lembre-se de que, se você ficar sobrecarregado com sua programação, poderá achar difícil se concentrar e acabar procrastinando.
Se você quiser experimentar a estratégia de bloqueio de tempo, aqui estão as coisas que você deve levar em consideração.
Defina horários para todas as tarefas, principais e secundárias.
Certamente, você tem tarefas diferentes que precisam ser abordadas durante o seu dia de trabalho. Há quem exija sua atenção máxima em relatórios, atualizações de projetos e similares, enquanto outros são rotineiros, como atender chamadas ou responder a e-mails.
Quando você bloqueia o tempo, considere todas essas tarefas. Cada um deve ter um cronograma. O que variará é quanto tempo você gastará com eles e em que hora do turno os agendará.
Por exemplo, se o seu trabalho exige comunicação interna e externa constante, aguarde algumas horas para responder a e-mails e chamadas relacionadas ao trabalho.
Seria melhor informar seus correspondentes sobre sua programação, especialmente para telefonemas, para que eles saibam quando esperar uma resposta sua. Dessa forma, você não será interrompido enquanto trabalha e não perderá nenhuma comunicação importante.
Remova as distrações.
Distrações devem ser evitadas o máximo possível. Fazer isso não será um passeio no parque, mas é preciso definir limitações não apenas para você, mas também para as pessoas com quem trabalha.
Por exemplo, colocar um simples sinal de “Não perturbe” na sua porta ou mesa será um bom esforço para que as pessoas saibam que você não está disponível no momento.
A chave para o bloqueio de tempo bem-sucedido é acompanhar os prazos – cumprindo os princípios em jogo – abordando as tarefas agendadas conforme planejadas e precedendo o restante por enquanto.
Concentre-se na tarefa em mãos, mantenha chamadas, e-mails, outras correspondências e até mesmo sua exposição nas mídias sociais. Experimente e você ficará surpreso com o desenvolvimento do seu senso de foco.
Evite ser super específico ao agendar tarefas.
Quando se trata de bloqueio de tempo, embora seja importante especificar tarefas, você não deve ser excessivamente específico quando se trata do que deseja alcançar.
Por exemplo, se você tiver uma hora para permitir uma tarefa, é melhor programá-la como “Criar layout do projeto” em vez de “Layout completo do projeto”.
Em essência, ambos têm o mesmo significado integral, mas o primeiro permite que idéias sejam coletadas durante a hora, enquanto o segundo implica que você falhará se não tiver um layout pronto até o final da hora.
Por não ser muito específico, você realiza o trabalho sem causar estresse desnecessário a si mesmo. Ao fazer isso, você permanecerá motivado o dia inteiro.
Mantenha e atualize notas detalhadas.
Uma das coisas mais importantes no processo de bloqueio de tempo envolve anotações sérias.
Considerando que você será confrontado com várias tarefas que precisam ser abordadas, com o maior número possível de detalhes em relação à natureza da tarefa, o esforço necessário para concluí-la e seu plano de ação o ajudará a se organizar mais, ajudando-o use o tempo com mais sabedoria.
Especialmente se uma determinada tarefa não demorar um único dia para ser concluída, faça anotações atualizadas sobre o que você fez pela última vez e em que momento você precisa continuar trabalhando. Não empurre anotações para o dia seguinte.
Enquanto você trabalha e assim que conclui o componente agendado de um projeto, anote tudo imediatamente. Isso garante que você estará sempre no caminho certo.
Monitore seu progresso.
Da mesma forma, ao revisar cada componente de uma tarefa complexa, você também deve revisar seu progresso, eficiência e produtividade ao bloquear o tempo. Comece criando um relatório de progresso pessoal depois de cada semana.
Revise os projetos que você empreendeu e os que foram concluídos. Revise seu nível de produtividade para os prazos que você aplicou.
Essas informações ajudarão você a ajustar o sistema em algo que funcione em seu benefício. Ao entender sua capacidade e capacidade de trabalhar, você pode agendar melhor os prazos para futuros empreendimentos.
Usando essas informações, você pode avaliar melhor quanto tempo é necessário para determinados tipos de trabalho e em que hora do dia seria melhor trabalhar com eles.
Não perca nosso conteúdo. Siga nossas redes.