O tempo é uma das coisas mais elusivas e paradoxais: o passado acabou, o futuro ainda não chegou, e o presente torna-se passado mesmo quando tentamos defini-lo, e como se fosse um raio, ele existe em um instante e se extingue.
Por isso a administração do tempo é um elemento fundamental para os vencedores e para quem busca a aprovação.
Nesse sentido, continue a leitura e comece a executar o que apresentamos como relevante para melhorar seu desempenho.
Na maioria dos casos, a análise mostra que com alguns ajustes, o indivíduo será capaz de produzir muito mais com menos esforço. Isso é chamado de trabalho inteligente.
Para determinar exatamente como você gasta seu tempo, crie uma programação e meça com precisão a porcentagem de tempo que é gasto em cada tipo de atividade. Porque não podemos controlar nosso tempo se não sabemos exatamente como o estamos usando.
Muitas vezes pensamos que sabemos como usar nosso tempo, mas isso nem sempre é verdade. O princípio básico do bom uso do nosso tempo é priorizar as tarefas realmente importantes que nos trazem os melhores resultados, que sempre realizamos depois das mais fáceis!
Avaliar como estamos utilizando nosso tempo é o primeiro passo que devemos dar, e depois dessa pergunta, os resultados seriam melhores se eu dedicasse meu tempo trabalhando em outra atividade? Como eu poderia fazer as tarefas mais importantes com mais frequência e eficiência?
Outro aviso importante: normalmente, seus funcionários têm o hábito de entregar a você materiais, tópicos e tarefas que não estão relacionadas ao seu trabalho principal (foco).
Esse material deve ser devolvido imediatamente à pessoa que realmente precisa fazer o acompanhamento. Responda em seu próprio e-mail e responda imediatamente. Não deixe nada na sua mesa ou caixa de entrada de e-mail. Se possível, evite respostas como: Vou ver e retorno mais tarde!
Assim que tiver retorno, entrarei em contato! Agora dê as informações necessárias para que a pessoa possa pesquisar por conta própria! Não atue como um intermediário para nada.
Você realmente sabe como usar o seu tempo?
A primeira coisa que você pode fazer para melhorar o uso do tempo é ver como ele está sendo usado. Muitas pessoas acreditam que sabem usar seu tempo, mas quando registrado em uma programação, o resultado é surpreendente para essas pessoas.
Algumas situações comuns observadas em uma programação:
- Decisões sobre assuntos importantes;
- Chamadas telefônicas muito longas;
- Períodos de interrupções constantes;
- Concentração em coisas sem importância;
- Tempos de escravidão de papel com muitos papéis sem importância sendo manuseados;
- Falta de tempo para reflexão e planejamento, escravo da rotina;
- Períodos de grande atividade em que as atividades anteriores são reparadas ou repetidas.
Para avaliar efetivamente o uso do tempo é necessário questionar o uso efetivo do mesmo.
Quanto tempo você gasta em cada tarefa?
A Lei de Parkinson afirma que o trabalho tende a preencher (ou se adaptar) ao tempo disponível ou alocado a ele. Se você designar uma hora para uma tarefa específica, é mais provável que termine o trabalho dentro desse tempo. Se você definir duas horas no mesmo trabalho, provavelmente usará as duas horas no trabalho.
Sempre definindo o número de horas e prazos para a conclusão dos projetos, você provavelmente encontrará uma maneira de fazer isso dentro do tempo definido. Faça dentro de um prazo e sua produtividade aumentará drasticamente. Quebrando seu trabalho de rotina em lotes.
Categorizar e agrupar seu trabalho pode ser chamado de agrupamento. Processe informações e tarefas semelhantes em lotes, reduzindo o desperdício e o congestionamento. Você fará todas as tarefas com mais eficiência.
Muitos elementos do seu trabalho podem ser reduzidos a rotinas simples que permitem que você conclua tarefas semelhantes em nenhum momento. Esses tipos de tarefas são realmente bons para agrupamento. Há muitos benefícios em fazer seu trabalho dessa maneira.
Você descobrirá que usar o trabalho em lote permite preparar e organizar tudo ao mesmo tempo, em vez de ter que fazer isso várias vezes quando o trabalho é feito aleatoriamente.
Superando a procrastinação
Os atrasos provavelmente levarão mais tempo em seu local de trabalho do que em qualquer outro lugar.
Se você é relutante, mudar sua atitude em relação ao Do It Now é um elemento-chave para perceber onde há procrastinação em seus hábitos de trabalho e superá-la.
A maioria das pessoas é muito inteligente, até engenhosa, quando se trata de adiar as coisas.
Não tenho muito tempo é uma desculpa comum. Acho que disseram que não estavam aqui hoje, então não liguei. Não é tão importante. A lista de motivos pelos quais uma tarefa não pode ser realizada é interminável.
Seja tão inteligente quanto adia ao fazer as coisas. Insista até encontrar a solução para todos os problemas, sem adiá-los.
É nisso que você deve concentrar o poder de sua mente, não em desculpas inteligentes.
As oito maneiras de superar atrasos:
- Faça agora, faça uma vez: Não leia ou leia novamente para obter uma ação a ser executada. Leia e aja.
- Liberte a sua mente: não mova nada. Planeje o que você vai fazer e realmente faça ou esqueça o que você não vai fazer.
- Resolva os problemas enquanto eles são pequenos: do contrário, seus problemas aumentarão e ficarão mais tempo.
- Minimize interrupções desnecessárias: isso o ajudará a ser mais produtivo.
- Recuperando atrasos: pedidos atrasados criam seu próprio trabalho extra.
- Comece com o futuro, não com o passado: trabalhe sempre preventivamente e com antecedência.
- Pare de se preocupar: O maior dano da demora é a fadiga mental e psicológica que ela causa.
- Sinta-se melhor agora: a realização das tarefas elimina o estresse e a ansiedade e traz mais confiança e autoestima.
Memória esquecida
A maioria das pessoas se orgulha de ser capaz de se lembrar de tudo o que precisa fazer.
É um jogo mental que eles estão jogando. Embora possam ter sido bem-sucedidos no passado, o ritmo de trabalho e de vida pessoal e a quantidade de atividades que precisamos acompanhar aumentaram tanto que é impraticável manter o controle de mil coisas.
Essa preocupação constante com tudo que você precisa fazer para lembrar de tudo simplesmente te oprime, principalmente porque você acaba se lembrando de tudo nos momentos desinteressantes.
Líderes e gerentes deveriam estar mais interessados nisso do que esquecer tudo o que você precisa fazer. Sim, eu disse para esquecer. O que as pessoas precisam é de um sistema adequado para memorizar essa riqueza de detalhes quando precisam.
Parece loucura? Na verdade.
Abordaremos mais sobre esse assunto tão relevante no sucesso de quem está iniciando sua jornada nos estudos para aprovação em concursos.
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